“Ở đâu ở yên đó” đang là khẩu hiệu phòng dịch COVID-19 hiện nay. Và nếu ở nhà làm gián đoạn công việc của bạn thì hoàn toàn không. Với những công cụ hỗ trợ từ Google bạn hoàn toàn có thể làm việc từ xa tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả cao.
Các công cụ hỗ trợ miễn phí cho mọi người làm việc từ xa này được Google miễn phí hoàn toàn. Nó rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ với quy mô từ 3 đến 10 người và không có nhân viên IT chuyên trách. Làm việc tại nhà không khó trong thời gian cách ly toàn xã hội để chặn đứng dịch bệnh COVID-19.
Cách thức tổ chức hệ thống làm việc từ xa tại nhà đối với công ty nhỏ hoặc 1 nhóm
Việc làm đầu tiên các bạn cần phải thực hiện đó là lên danh sách những người tham gia vào chiến dịch “làm việc từ xa tại nhà”. Lên danh sách cụ thể theo thứ tự, họ tên, chức danh và email của từng người.
Ví dụ như:
| STT | Họ tên | Chức vụ | |
| 1 | Nguyễn Văn A | CEO | nguyenvana@gmail.com |
| 2 | Nguyễn Thị B | Kế toán | nguyenthib@gmail.com |
Danh sách trên giúp người quản lý dễ dàng nhớ địa chỉ của từng người, phân công công việc chính xác hoặc tạo nhóm làm việc theo đúng chuyên môn.
Đối với một công ty đang sử dụng một trong các gói dịch vụ của Google là G-Suite có thể dễ dàng tạo ra một nhóm làm việc. Hiện nay Google G Suite for Education được miễn phí cho các tổ chức giáo dục trong thời gian dịch bệnh COVID-19.
Và từ danh sách email đã được lập các bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ của Google để làm việc từ xa tại nhà như:
1. Lên lịch nhắc nhở công việc hàng ngày
Ứng dụng lịch “Calendar” của Google giống như một thư ký giúp các bạn sắp xếp công việc một cách khoa học. Từ các cuộc họp cho đến nhắc nhở các việc cần phải làm. Tuy làm việc từ xa sẽ khiến cho việc quản lý giờ giấc làm việc khó khăn nhưng khi cam kết hoàn thành công việc thì mọi việc sẽ được giải quyết.
Dù là người quản lý hay một nhân viên bình thường cũng đều có thể tạo được lịch nhắc nhở làm việc theo ngày. Rất đơn giản các bạn chỉ cần vào lịch Google (calendar.google.com) từ trình duyệt web hoặc tải ứng dụng nếu sử dụng điện thoại -> chọn “Create”. Sau đó chọn “Task” hoặc “Reminder” rồi chọn thời gian cố định hay công việc cần làm trong các ngày đó và ghi thêm ghi chú cụ thể.
Ngoài ra, với người quản lý còn thể tạo ra nhắc nhớ công việc hoặc các cuộc họp từ xa thông qua lịch Google. Để làm các bạn chọn “Create” -> chọn “Event” rồi nhập các thông tin cần thiết như: thời gian, email các thành viên tham gia và ghi chú cụ thể. Các bạn có thể đính kèm tệp văn bản cần thiết cho cuộc họp tại đây. Và nội dung này có thể chỉnh sửa lại dễ dàng bởi người khởi tạo.
Lưu ý: để làm việc từ xa tại nhà hiệu quả khi chọn phương thức họp qua Google Hangouts hoặc G Suite các bạn nên gửi địa chỉ có dạng meet.google.com/cwe-fwcs-jmf để mọi người đều nhận được và tham gia vào cuộc họp.
2. Họp trực tuyến qua Google Hangouts có bảo mật cao
Ứng dụng Google Hangouts là một trong những công cụ hỗ trợ họp video trực tuyến miễn phí chỉ cần có tài khoản Gmail. Đối với các công ty lớn có thể sử dụng gói đăng ký G Suite Enterprise để được cung cấp các chức năng cao cấp như: tăng thêm số người tham gia lên đến 250 người hoặc tự động ghi lại nội dung cuộc họp vào Google Drive.
Khi đến thời gian họp đã được cài đặt trước đó, chỉ những người đã nhận được thư mời mới tham gia được buổi họp trực tuyến. Mọi người có thể sử dụng nền tảng web thông qua website hangouts.google.com (chỉ vần có tai nghe, microphone và webcam) hoặc sử dụng ứng dụng trên điện thoại.
Việc họp trực tuyến qua Hangouts cho phép người dùng có thể tắt tạm video nếu bạn đang họp tại nhà và chỉ dùng âm thanh. Chưa hết, Hangouts còn cho phép người quản lý hoặc những người tham gia buổi thuyết trình chia sẻ màn hình của họ. Hoặc gõ văn bản để trao đổi qua đoạn chat.
Công cụ Hangouts cho phép tất cả mọi người trong cùng một công ty liên lạc với nhau một cách nhanh chóng nhất qua gọi video, nhắn tin hoặc gọi thoại. Và Hangouts Meet là một ứng dụng được đồng bộ trong G Suite với các chức năng cao cấp.
3. Làm việc trên Google Docs
Không chỉ họp trực tuyến, làm việc từ xa tại nhà cũng rất đơn giản với ứng dụng trực tuyến Google Docs. Công cụ này được dùng qua tài khoản gmail và được đồng bộ với điện thoại của bạn khi cùng dùng một tài khoản.
- Google Docs: Có thể thay thế Word với chức năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản 1 cách chuyên nghiệp. Và thậm chí bạn còn có thể nhập văn bản bằng giọng tiếng Việt và lưu lại dưới dạng word hoặc PDF.
- Google Sheets: có thể thay thế cho Excel và có chức năng và công thức tính toán tương tự.
- Google Slides: có thể thay thế cho PowerPoint để tạo ra những file thuyết trình.
Các công cụ trên rất thích hợp cho nhu cầu làm việc ở xa như hiện nay. Ưu điểm của Google Docs như:
- Chia sẻ các tập tin Docs/Sheets/Slides cho bất kỳ người nào trong nhóm hoặc công ty, cấp quyền chỉ xem/ góp ý hoặc chỉnh sửa các file dữ liệu.
- Có thể soạn thảo trực tiếp: Với những người được cấp quyền chỉnh sửa 1 tài liệu mọi người có thể cùng soạn thảo hoặc chỉnh sửa tập tin và người kia có thể thấy ngay lập tức.
- Bảo mật tài liệu: Chỉ những người được chia sẻ quyền truy cập mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc comment. Người chủ sở hữu hoặc được cấp quyền chỉnh sửa sẽ có thể khôi phục lại văn bản.
3. Sử dụng ổ cứng ‘đám mây’
Tài liệu và tài nguyên của doanh nghiệp là những thứ vô giá và khi làm việc tại nhà mọi người sẽ không thể đến trực tiếp công ty để sử dụng những tài liệu này. Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của Google để sao chép dữ liệu.
Ưu điểm của Google Drive là giúp mọi người có thể truy cập vào ở bất kỳ đâu: ở nhà, sân bay, quán cà phê,... miễn có kết nối internet. Ngoài ra, dịch vụ này còn được bảo mật bởi Google với khả năng quản lý, cấp quyền truy cập thư mục, file hoặc
Với mỗi tài khoản Google người dùng sẽ được cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Nếu cần thêm dung lượng các bạn có thể mua thêm gói 45,000 VNĐ/tháng cho 100GB hay 225,000 VNĐ/tháng cho gói 1000GB.
Chỉ cần sử dụng các công cụ trên mọi người hoàn toàn có thể làm việc từ xa tại nhà một cách suôn sẻ. Việc trao đổi, truyền tải tài liệu sẽ không bị gián đoạn. Chúc các bạn vượt qua thời kỳ khó khăn của dịch bệnh COVID-19.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tạo bình luận mới